Digitale Immobilienverwaltung bei IMVERGES® – ein Mehrwert für Sie als Kunde

IMVERGES® bietet seinen Kunden eine zu 98% digitalisierte Verwaltung Ihrer Immobilie.

Warum nur 98% und keine 100% ?

Der Grund liegt in der derzeit geltenden Gesetzgebung, in der der Gesetzgeber das sogenannte „Schriftformerfordernis“ festschreibt. Dies führt dazu, dass bestimmte Dokumente zwingend auf einem Stück Papier erstellt werden müssen, teilweise auch mit dem Nachweis der Zustellung (z.B. Eingeschriebener Brief) oder des Einverständnisses (z.B. durch eine Unterschrift).

Ein Beispiel aus dem Verwaltungsalltag:

Einen Mietvertrag können Sie mündlich, in Textform oder auch schriftlich abschließen, jeder rechtlich gültig und wirksam. Die Kündigung eines Mietverhältnisses muss jedoch in Schriftform erfolgen, um rechtliche Wirksamkeit zu erlangen. Das heißt, die Kündigung muss klassisch auf Papier ausgedruckt und dem Mieter zugestellt werden. Eine Kündigung per Email oder über das von uns angebotene Kundenportal wäre nicht gültig oder zumindest rechtlich anfechtbar.

Ähnliche Regelungen gibt es auch in anderen Rechtsgebieten, wie beispielsweise dem Arbeitsrecht.

Dieses Beispiel zeigt, warum eine digitale Verwaltung zu 100% derzeit (noch) nicht möglich ist. Technisch gesehen, ist IMVERGES® in der Lage, 100% abzubilden, sobald die rechtlichen Rahmenbedingungen dafür gegeben sind.

Die Vorteile der digitalen Verwaltung liegen auf der Hand

Digitale Verwaltung spart Zeit und Kosten, die durch herkömmliche, analoge und unstrukturierte Prozesse entstehen.

Nur ein paar Beispiele:

Zeit, die durch allgemeine Bürotätigkeiten wie Drucken, Kopieren, Kuvertieren, Versand und Postlaufzeiten sinnlos vertan wird

Man bedenke hier nur den Stapel an Papier, der beispielsweise bei der Betriebskostenabrechnung an den Mieter oder bei Einladung zu einer Eigentümerversammlung verarbeitet und versandt werden muss. Oder bei umfangreicherer Korrespondenz, die in herkömmlicher Weise per Post versandt werden. Auch die sogenannte E-Post bringt hier nur teilweise Verbesserungen, denn beim Empfänger kommt immer noch der Papierstapel an.

Bei einer elektronischen Kommunikation über unser Kundenportal verbinden Sie die Einfachheit eine Nachricht per Email mit der Nachweisbarkeit des Empfangs bei einem postalischen Einschreibebrief, unabhängig davon, wie viele Dokumente Sie versenden möchten. Es kommt an und ist 24/7 verfügbar.

Kosten für Drucker, Papier, Tinte und Porto für den Versand können Sie sich sparen

Unser Kundenportal steht Ihnen 24/7 zur Verfügung. Nachrichten, die Sie versenden oder Informationen, die Sie dort bereitstellen, kosten Sie keinen Cent extra.

Zeit für die Organisation einer Eigentümerversammlung

Sei es die Suche nach geeigneten Räumen und deren Anmietung oder auch die zeitliche Planung der Abläufe, wann steht der Raum zur Verfügung, sind genügen Sitzmöglichkeiten vorhanden, evtl. technische Einrichtungen, die benötigt werden, wann kommt der Caterer und wieviel Vorlauf benötigt dieser für den Aufbau des Buffets, usw. – diese Zeit können Sie sich sparen.

Bei einer virtuellen Eigentümerversammlung entfallen diese Vorbereitung fast vollständig, denn der Versammlungsraum ist nur wenige Klicks entfernt und immer in der Größe und Ausstattung vorhanden, wie er tatsächlich gebraucht wird.

Kosten für die Anmietung von Versammlungsräumen

Ein virtueller Raum kostet nur wenige Cent pro Teilnehmer.

Kosten für das Catering der Versammlungsteilnehmer

Auch diese Kosten entfallen für die Gemeinschaft vollständig, denn egal, von wo aus Sie teilnehmen, Sie werden sicher etwas zu essen und zu trinken greifbar haben, das IHNEN schmeckt. Keine Extrakosten für das Catering.

Zeit für die Anreise zu Eigentümerversammlungen

Sie sparen die Zeit, die Sie auf der Straße verbringen, anstatt sie in die Klärung von Sachverhalten und die Lösung von Problemen zu investieren.

Kosten für die Anreise zu Eigentümerversammlungen

Diese Kosten entfallen vollständig, denn Sie nehmen von einem beliebigen Ort aus teil. Das kann Ihr Zuhause, Ihr Büro oder wo immer Sie sich aufhalten, sein. Einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät z.B. Laptop oder Tablet.

Kosten für das Dokumentenmanagement

Gerade bei großen Eigentümergemeinschaften oder bei Objekten mit vielen Einheiten kommt übers Jahr eine Vielzahl an Dokumenten zusammen. Verträge, Aufträge, Rechnungen, Schriftverkehr mit Behörden, Handwerkern, Eigentümern und Mietern. Schnell werden mehrere Ordner mit Papier und Schränke mit Aktenordnern gefüllt, die der Verwalter für Sie aufbewahrt.

Sparen Sie sich diesen Aufwand. Die Dokumente stehen Ihnen jederzeit in digitaler Form online zu Verfügung. Sie benötigen keine Papierberge oder Aktenregale.

Kosten der Archivierung

Für viele Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, meist von mehreren Jahren. Einige Dokumente müssen sogar lebenslang aufbewahrt werden. Dies in analogen Aktenschränken zu vollziehen, kann schnell teuer werden. Insbesondere bei großen und langjährigen Eigentümergemeinschaften kommt über die Jahre und Jahrzehnte eine Unmenge Akten zusammen, die scheinbar endlose Regale füllen.

Wir führen für Sie ein digitales Archiv, sodass Sie auch nach langer Zeit noch auf derartige Unterlagen zugreifen können, ohne Miete für Archivräume bezahlen zu müssen. Ihr Vorteil: Einfacher Zugriff über das für Sie eingerichtete Portal, 24/7 online, kein vergriffenes Papier und keine über die Jahre ausgebleichten Seiten.
Bei einem Verwalterwechsel stellt der Datentransfer kein Problem da.

Diese Aufzählung könnte fast endlos fortgesetzt werden, vielleicht sind Ihnen beim lesen selbst noch ein paar Punkt eingefallen.

Sie sehen, digitale Verwaltung bringt Zeit- und Kostenvorteile für Sie als Eigentümer als auch für uns als Verwalter.
Digitale Verwaltung bedeutet aber auch aktiven Umweltschutz und Ressourcenschonung.

• Kein Papier, das auf kurz oder lang entsorgt und im besten Fall recycelt werden muss
• Keine Tinte oder Toner, die nicht nur für die Umwelt ein Problem darstellen, sondern auch eine gesundheitliche Belastung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro
• Keine CO₂ Belastung durch den Transport von Papier und Druckzubehör, Brief- oder Paketsendungen

IMVERGES® arbeitet effizient und wirtschaftlich im Sinne seiner Kunden

Die Zeit, die wir einsparen, kommt der Qualität unser Arbeit und somit letztlich Ihnen als Kunde zugute.
Die Zeit, die Sie einsparen, können Sie in die Dinge investieren, die Ihnen am Herzen liegen.

IMVERGES® digitalisiert die Verwaltung, nicht den Kunden

Trotz der Digitalisierung sind wir auch persönlich für Sie da, denn ohne ein gutes Miteinander taugt die beste Verwaltung nichts. Aus diesem Grunde pflegen wir auch einen regelmäßigen persönlichen Kontakt zu unseren Kunden und Dienstleistern.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie und Ihre Immobilie von der digitalen Verwaltung bei IMVERGES® profitieren können, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. In einem persönlichen Gespräch erklären wir Ihnen, wie das in Ihrem Fall funktioniert.